こんにちは！育児＆介護の合間に、ITスキルを勉強中の主婦はるはるです。
学校の年度末は、PTAや地域の子供会の役員決めでソワソワする時期です。そして私は、さっそく地域の子供会の役員になり、ソワソワがドキドキに代わって現在に至ります(´；ω；`)ｳｯ 仕事内容を聞くと、まず全員にラインで情報を聞いて子供会の名簿を作成しないといけないとのこと。
楽な方法はないか頭を巡らし、パッと思いついたのが「Googleフォーム」。今まで使う機会がなかったのですが、試しに作成してみたら「Googleフォームさま～！」と叫んだくらい、簡単・便利すぎて感動しました。
情報の集計までしてくれるなんて、これは名簿作成の時間短縮に使えそう！
主婦の私達でも簡単！保護者会や子供会の名簿作成を、ITの力で効率化してみましょう♪
無料で利用できる「Googleフォーム」は、主婦でも使い方簡単！
Googleフォームは、Googleが提供しているフォーム作成ツール。
アンケートや問い合わせフォーム、キャンペーンへの申し込みフォーム等、一度は目にしたことがあるかもしれません。
操作は、パーツを追加したり移動したり、初めて使った私でも簡単に作成できました！
そして私が一番感動した部分が自動集計！！集めた結果をボタン一つでGoogleスプレットシートに移してくれるのです。自分で情報を入力する必要がないので、かなりの時間短縮が可能です。
ここから、私が作成した名簿作成のためのフォームを、６ステップでご紹介します＾＾
Googleフォームで名簿作成【集めたい情報の整理】
まず、今回集めたい情報の整理をしてみました。
- 保護者の漢字氏名と、フリガナ
- 子供の漢字氏名と、フリガナ
- 子供の学年
- 連絡網用の電話番号
スプレットシートに、移し変えた時の事を考えて、漢字氏名とフリガナは、それぞれ項目を作ろうと思います。
Googleフォームで名簿作成【Googleフォームを開く】
Googleフォームを利用するには、Googleアカウントの作成が必要ですので、持っていない方はまずアカウントを作成しましょう。
Googleにログイン後、Googleフォームを開きます。
テンプレートもたくさん用意されているので、便利ですね！
今回は一から作成したいので「空白」を選択します。
Googleフォームで名簿作成【必要な項目を作成する】
集めたい情報の項目を作っていきましょう。
まず「フォームの名前」や「フォームの説明」を入力。
そして、必要な項目のパーツを追加していきます。右側のメニューの、＜質問を追加＞のボタンで追加していきます。
＜記述式＞や＜ラジオボタン＞等、様々な形式が選択が出来ます。
今回は、氏名や電話番号は＜記述式＞、学年は＜プルダウン＞で作成しました。お子様が複数人いらっしゃる方もいるので、パーツをコピーし、念のため4人分入力できるよう作成しました。
【ここでポイント】
・集計の時に手間がかからないよう、漢字氏名とフリガナを、それぞれ作成すること。
・入力しないと次に進めないように、＜必須＞をONにすること。
Googleフォームで名簿作成【セクションでページ追加】
子供4人の情報を入力できるようにしましたが、子供1人の方は、2人目以降の項目は不必要ですよね。
そこで、子供1人の情報で完了したい方は終了し、2人目以降の情報を記入したい方は、次のページに進めるように設定してみます。
質問項目の大きなくくりを作成できる＜セクション＞を選択し、「二人目のお子様の氏名と学年を入力してください。」と作成しました。
大きなくくりの質問の上に、画像のように＜セクション＞をセットしていきます。ページを変えたい部分の上にセットするイメージです。
次に、＜ラジオボタン＞のパーツを追加し、「入力は完了しましたか。」という質問を作り、「はい」「いいえ」の回答項目を作りました。
上図にあるように、＜回答に応じてセクションに移動＞を選択すると、どのセクションに飛ばしたいか選択が可能になります。
〇＜はい＞の場合は、フォームを送信して終了
〇＜いいえ＞の場合は、「二人目のお子様の～」のセクションに移動
この＜ラジオボタン＞のパーツを複数作り、各セクションの最後に移動させました。画像のようなイメージです。
＜セクション＞で区切られたひとくくりの質問の最後に、「はい」「いいえ」の＜ラジオボタン＞を設置することで、「はい」の方は入力が終了し、「いいえ」の方は、次のセクションに進めます。
Googleフォームで名簿作成【デザインをカスタマイズ】
これで名簿作成のためのアンケートは完成しましたが、デザインをカスタマイズできそう！
上の、絵具のパレットのようなアイコンを押すと、色の変更が出来たり、ヘッダーの画像も選択できました。子供会用なので、かわいくしよう❤
Googleフォームで名簿作成【名簿作成アンケート完成】
良い感じで完成しました！
作成した「Googleフォーム」で名簿情報を集めてみよう！
右上の＜送信＞をクリックすると、送信方法が表示されます。
今回はLINEでリンクを共有したいので、真ん中のリンクボタンで送信用URLを作成しました。URLが長いので＜URLを短縮ボタン＞にチェックを入れましょう。
「Googleフォーム」で集めた情報を一瞬で集計！
テスト回答したものを集計してみました。真ん中の＜回答＞のページで、集計結果の分析が確認できます。＜スプレッドシートで表示＞させると、集めた情報がスプレッドシートへ。
このスプレッドシートを整理するだけで、名簿が完成！！
入力せずに、こんなに簡単に名簿が完成するなんて、「Googleフォーム様様！」です。
まとめ|Googleフォームで、子供会や保護者会の名簿作成の時間削減が実現する！
PTAや地域の子供会、自治会等での仕事は、まだまだ手作業も多く、効率が悪いのが現状…。
会社のように大きな効率化は出来なくても、これまで通りのやり方をどこかで変えていく行動力が必要！仕事、子育て、介護で忙しい私たちは、時代に合わせてITの力を利用していきましょうね！
今回のこの一件で、ITスキルをさらに勉強したくなってきましたｗ
これでしっかり準備は出来たので、私の新学期最初の仕事「名簿作成」が楽しくできそう～♪
